Тайм менеджмент распределение времени. Тайм-менеджмент: понятие, основные правила, принципы управления временем. Что такое тайм-менеджмент или управление временем

Тайм-менеджмент в современном обществе. Почему людям не хватает времени и как научиться все успевать. Основные правила эффективного управления временным ресурсом.

Содержание статьи:

Управление временем - это умение контролировать его количество, которое затрачивается на определенные виды деятельности, грамотно распоряжаться им, анализировать эффективность своей работы и находить дополнительные ресурсы, тем самым повышая продуктивность. Подобные навыки дают человеку возможность не только успевать выполнить запланированные мероприятия, но делать это качественно и получать удовольствие. Наука, изучающая процесс планирования и распоряжения своим или чужим временным ресурсом, получила название тайм-менеджмент.

Необходимость тайм-менеджмента

В 70-х годах ХХ века внедрялась идея о том, что система управления личным временем должна базироваться на эффективном мышлении личности, которое необходимо развивать. Только в 2007 году в одном из московских университетов появилась кафедра тайм-менеджмента.

С одной стороны, время - это ресурс не безграничный, поэтому неудивительно, что часто нам его не хватает. Но, с другой стороны, для каждого в сутках количество времени одинаково. Так почему же при одинаковых затратах одним удается успеть намного больше, чем другим, и по итогу получить более высокий результат? Все дело не в количестве часов, а в эффективности их использования.

Многие ошибаются, полагая, что тайм-менеджмент необходим лишь руководителям на работе и людям, которые патологически ничего не успевают. На самом деле, искусство управлять своим временем должен постигнуть каждый для того, чтобы быть успешным не только в трудовой деятельности, но и в жизни.

Задача тайм-менеджмента - не в том, чтобы загнать вас в какие-то рамки. Напротив, планирование позволяет расширить эти рамки, поскольку вы сами не замечаете, сколько времени при правильном его расходе может освободиться. Чтобы освоить науку тайм-менеджмента, кому-то понадобится несколько недель, а кому-то и месяцы.

Все зависит от нескольких факторов:

• Сила воли . Без этой черты характера в принципе трудно достичь каких-либо результатов. Поэтому, если с первого раза что-то не получилось, не нужно опускать руки. Необходимо разобраться, почему не получилось, и сделать снова.
• Прежние навыки планирования . Если человек умеет планировать какие-то свои действия, например, покупки, отдых, проведение мероприятий, то ему должны быть знакомы основные принципы планирования. В этом случае научиться управлять временем для него будет проще, чем для того, кто всю жизнь живет экспромтом. Тем не мене, нет ничего невозможного и для второй категории людей, просто это может занять немного больше времени.
• Поддержка . Как часто человек делает что-то за компанию: начинает или бросает курить, ходит в спортзал, посещает какие-либо мероприятия. Иметь поддержку со стороны близких людей - это очень важно. Поэтому, если всем коллективом или всей семьей принять решение постичь искусство управления временем, то результат будет достигнут намного быстрее.

Табу при планировании своего времени

Рассмотрим основные табу в тайм-менеджменте:

1. Длительный сон . Тут уж никуда не денешься - спать необходимо, чтобы были силы эффективно проводить оставшуюся часть времени. Здоровый сон составляет 8 часов. А вот спать до обеда - это неразумное распоряжение временем.
2. Телефонные разговоры . Телефон как экономит, так и отбирает ваше время. С одной стороны, получить или передать информацию можно быстрее. Но, с другой стороны, пустые разговоры отбирают порой большую часть дня.
3. Просмотр телевизора и компьютерные игры . Отдыхать, безусловно, нужно, и каждый по-своему понимает значение этого слова. Но просмотр очередного сериала или новая «стрелялка» не смогут ни зарядить новыми силами, ни принести пользы.
4. Вредные привычки . У людей, имеющих вредные привычки вроде курения, много времени в течение дня занимают перекуры. Казалось бы, выпить чашечку кофе или покурить - это дело 2-3 минут, но из этих минут и состоит наш день.

Совет! Не нужно сожалеть о том времени, которое ушло. Это совершенно бесполезное занятие, поскольку оно обратно не вернется. Лучше научиться впредь не допускать бесполезной его траты.

Особенности обучения управлению временем

Тренинг - это один из методов обучения, позволяющий приобрести необходимые знания, умения и навыки путем непосредственных практических занятий. Огромным его преимуществом является то, что обучаемый не просто воспринимает какую-либо изложенную информацию, но и тут же может применить полученные знания на практике. Есть живое общение с тренером и с группой единомышленников.

Несмотря на то, что основные принципы умения управлять временем одинаковы, тренинги могут строиться по-разному. Каждый тренер определяет для себя, каким образом ему будет легче передать свой опыт обучаемой аудитории. В ходе занятий по тайм-менеджменту предлагается ряд правил или мероприятий, соблюдение которых должно помочь развить способность управлять временем.

Но нужно понимать, что сам по себе поход на тренинг, даже если его проводит высококлассный специалист, без усилий со своей стороны будет бесполезным. Планировать, разделять планы на важные и не очень, срочные и отсроченные - все это придется делать самостоятельно.

Еще одним более доступным способом получить информацию о том, как управлять жизнью и временем, считается специализированная литература. На эту тему написано немало книг как зарубежными, так и отечественными авторами. Многие из них являются ведущими тренерами, поэтому можно ознакомиться с материалом и перед посещением соответствующего тренинга. Преимуществом книги перед тренинговым занятием выступает более низкая цена, возможность читать ее в удобное время и перечитывать, делать отметки.

Популярными в 2016 году книгами, которые рассказывают, как эффективно управлять временем, являются:

• «Максимальная концентрация». Автор Люси Джо Палладино;
• «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Автор Нейл Фьоре;
• «Муза и чудовище». Автор Яна Франк;
• «Эссенциализм». Автор Грег МакКеон;
• «Как привести дела в порядок». Автор Дэвид Аллен;
• «Тайм-драйв». Автор Глеб Архангельский;
• «365 дней творческого человека. Ежедневник». Автор Яна Франк;
• «Хороший год. Еженедельник маркетера». Автор Игорь Манн;
• «Как работать 4 часа в неделю». Автор Тим Феррис;
• «Искусство успевать». Автор Алан Лакейн.

Основные правила эффективного управления временем

Если человек сделал первый шаг, увидел проблему неправильного планирования своего времени и хочет в ближайшее время решить ее, то необходимо постичь некоторые секреты тайм-менеджмента. Приведенные ниже правила подскажут, как правильно управлять временем.

Чтобы исключить все бесполезные занятия, необходимо проанализировать не один свой день, но результат не заставит себя долго ждать. Потратив неделю на составление списка своих дел, в будущем можно сэкономить гораздо больше времени, исключив лишнее из своего расписания.

Планирование графика

Планирование должно осуществляться не в голове, а на бумаге. Не важно, будет это ежедневник в кожаном переплете или обычный листок бумаги. Записывать дела необходимо в порядке их важности. Если в течение дня возникает новая задача, ее также следует вписать в свой план с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным. Выполненные дела стоит вычеркивать из списка. Это придает сил и стимулирует к плодотворной деятельности.

Планирование должно происходить от большего к меньшему. От планов на год плавно переходите к планам на каждый день. Для каждой задачи должны быть установлены конкретные сроки.

На тренингах по тайм-менеджменту тренеры часто рекомендуют нарисовать дерево как воплощение основной большой цели. Ветви, отходящие от него, - это мелкие задачи, которые необходимо решить на пути ее достижения. Каждая ветка может ответвляться множество раз до тех пор, пока задачи не поделятся на мелкие, четкие и понятные. Безусловно, рисовать деревья при планировании на каждый день не обязательно, но визуализировать свой план стоит.

В тайм-менеджменте существует правило 10/90. Оно формулируется следующим образом: 10% времени, которое вы потратите на планирование задачи, поможет сэкономить 90% времени при ее выполнении.

Воспитание силы воли

Если на первых порах трудно пожертвовать просмотром любимой передачи, ее можно посмотреть, поставив телевизор на кухне и занимаясь в это время приготовлением обеда. Если утром под моросящим дождем не хочется делать запланированную пробежку, можно взять с собой музыкальный плеер, и настроение поднимется. Не нужно отказываться от намеченных дел, стоит искать компромисс и выполнять их с удовольствием.

Расстановка приоритетов

Определив главные задачи, необходимо проанализировать, какие последствия наступят в случае выполнения или невыполнения их в срок. Если правильно выделить главное, то можно увидеть, что нарушение сроков выполнения главной задачи будет иметь серьезные последствия.

Самые важные и сложные дела лучше делать утром. В эти часы мозг - отдохнувший, сознание - ясное, внимание - максимально сконцентрировано. Бывают ситуации, когда на выполнение задачи планируется меньше времени, чем получается потратить на самом деле по независящим от человека причинам. Поэтому если запланировать важные дела на вторую половину дня, их можно не успеть сделать, в результате чего наступят серьезные последствия.

Можно все дела условно разбить на четыре группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не очень важные. Вносить дела в свой ежедневник рекомендуется в следующем порядке:

1. важные и срочные;
2. срочные, но менее важные;
3. важные, но не срочные;
4. все остальные.

Определение сроков работы

Об этом свидетельствует повышение производительности студентов за день до сессии, данный пример часто приводится во время тренинговых занятий. Иногда полезно устанавливать подобные дедлайны самостоятельно, чтобы максимально сконцентрироваться на выполнении задания, мобилизовать весь свой потенциал.

Злоупотреблять экспериментами с дедлайнами не стоит. Это может привести к перенапряжению, упадку сил и иным негативным последствиям. В свою очередь, выполнение работы по мере ее поступления поможет сэкономить не только время, но и силы. Если все мелкие трудности, возникающие на пути к основной цели, решать по мере их поступления, то они не успевают превратиться в снежный ком неразрешимых проблем.

Если все поставленные задачи выполнены, но силы и время позволяют справиться с дополнительным заданием, то откладывать его нет необходимости. Сделав сегодня задание, запланированное на завтра, человек будет уверен в том, что успеет выполнить все запланированные на следующий день мероприятия.

Не стоит откладывать и завершение дел, начатых сегодня и не законченных в установленный для себя срок. Любая задача решается быстрее, пока ты на ней сконцентрирован. Отложив завершение работы на завтра, человек вынуждает себя снова настроиться и сосредоточиться на ней, а это требует больших затрат времени.

Делегирование и автоматизация

Выгоднее один раз потратить время на обучение другого человека определенному делу, чем постоянно выполнять его самостоятельно. Особенно если оно не входит в разряд основных. Таким образом, освободившееся время можно потратить на более важные задачи.

Не менее важную роль в процессе эффективного управления временем играет автоматизация определенных процессов: автоматическая сортировка почтовых уведомлений, автоматическое совершение регулярных платежей и так далее. Все, что может работать без вашего участия, дополнительно экономит время.

Полноценный отдых

Некоторые люди в стремлении успеть как можно больше сознательно отказывают себе во всех удовольствиях, стараясь каждую минуту потратить на дело. В результате продуктивность труда падает, поскольку уставший человек не может концентрировать внимание и принимать быстрые и мудрые решения.

Отдых должен быть полноценным. Проводя время с семьей или друзьями, нужно наслаждаться общением, а не продумывать в голове новые бизнес-схемы или план встречи с партнером. И делу это не поможет, и недовольство близких людей спровоцирует.

Как управлять временем - смотрите на видео:

Скажу сначала несколько слов о моем понимании организации времени. Тема для нашей культуры очень неоднозначная. Вот яркое мнение на этот счет - пишет один посетитель моего сайта www.improvement.ru : "Мне кажется, что у нас в России идея организации времени не привьется. Представить себе не могу русского человека, который фиксирует по часам и записывает в таблицу события дня с целью…, да с любой целью не могу представить! А уж связать время и деньги так и подавно невозможно! Это не вяжется в русской голове. Мы не можем структурировать время и пространство! Это скорее к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся. Нам рутина скучна и неинтересна. А когда мы в азарте, мы можем горы свернуть и смешно подходить с этими таблицами и пытаться организовывать человека в состоянии азарта. А когда мы не в азарте, то в скуке. А в скуке нас лучше не трогать!"

Мнение, далеко не лишенное оснований. Большинство книг и курсов, формирующих общепринятое представление о тайм-менеджменте, предлагают классические технологии организации личного времени, ориентированные на конкретный, структурирующий, упорядоченный тип личности. Люди более хаотичного склада, пытаясь примерить на себя такую "смирительную рубашку", никакой пользы от этого не получают. Между тем, они ничуть не хуже первых, их время тоже дорого стоит, личная эффективность и успешность важны и для них. Поэтому, хотя я использую и классические методы, но основной упор в своих разработках делаю на методы управления личным временем, годящиеся для людей, к порядку не слишком склонных. После этих общих замечаний можно описать основные принципы, из которых я исхожу, на двух примерах из моей практики.

Управление временем в ситуации значительных перемен

Первый пример - директор и совладелец средних размеров петербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупного издательства в Москве. Ожидает резкого повышения нагрузки, причем в условиях незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией. Тип личности - интуитивный, хаотичный, и к применению методов классического тайм-менеджмента, вообще говоря, не склонный. Как он сам говорит, "Я не люблю что-либо записывать, долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно и аккуратно расписанные бумажечки, - распорядки дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено".

Что удалось сделать? Во-первых , совместными усилиями был освоен и "заточен" под конкретные потребности ситуации и личные предпочтения клиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личного времени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всего сработал метод расстановки приоритетов, который позволил выделить реально важные дела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, а все второстепенное - отсеять. Из моих авторских разработок больше всего пригодился метод ограниченного хаоса, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.

Во-вторых , в ходе работы клиент сформулировал для себя несколько принципов повышения эффективности собственного изобретения. Некоторые из них для меня были довольно неожиданны, поскольку сам я отношусь к людям со структурирующим типом мышления. Например, оказалось, что работа над несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними, для него более удобна и позволяет меньше утомляться, и поэтому он стал сознательно применять такой стиль работы.

Апологет классического тайм-менеджмента отшатнется в ужасе от такой ереси - это ведь нарушение общеизвестных и неоспоримых принципов личной эффективности! Стоит заметить, что в других случаях результатом консультирования действительно могло становиться прямо противоположное - работа крупными блоками вместо множества мелких отвлечений. Но противоречия здесь нет: в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит и который для него комфортен и дает максимальную эффективность.

В итоге, освоение новой должности прошло успешно. Клиент сумел выдержать и взять под контроль большой объем работы, и продолжает уже самостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, что тайм-менеджмент помог, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить в неприкосновенности время, выделяемое на семью. Опять слово клиенту: "Главный результат в том, что я поверил, что и с моим интуитивным типом личности можно двигаться в карьере руководителя успешно. Также начал применять осознанно и регулярно ряд приемов в текущей работе. Готовлюсь к введению новых методов и навыков, - замечу, таких, которые меня не раздражают!"

Теперь от ситуации - к обобщениям. Первый принцип , которого я придерживаюсь и который ярко проявился в описанном случае: качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам . Организация личного времени - дело жизненно важное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только "индивидуальный пошив", все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать, и больше навредит, чем поможет. Задача консультанта или автора семинара, книги - информирование о существующих системах, о методах построения собственной системы, поддержка принятия решений, и самое главное - начальный импульс, толчок к развитию.

А задача клиента, или слушателя семинара, или пользователя программы - не воспринимать то, что ему предлагают, как нечто заведомо правильное и не подлежащее сомнению, а выбирать подходящее, перекраивать, перестраивать под свои потребности. В своей практике я не отвергаю проверенные временем всем хорошо известные классические методы (структурирование целей и задач, система планов на разные периоды, и т.п.), но отношусь к ним исключительно как к материалу, из которого человек может выбирать то, что ему органично, для построения собственной системы.

Второй принцип трудно выразить одной фразой. Наверное, лучше всего сказать: не стоит поддаваться стереотипу планирования . В сознании европейского человека со времен Платона, с его "миром идей", идеальных образов, прочно заложена последовательность действий: нарисовать желаемый образ развития событий (план, программу, проект…) и затем загонять живую деятельность в эту заранее созданную схему. Такой подход вполне применим в достаточно предсказуемых областях деятельности, вроде строительства авианосцев, но очень часто дает сбои в организации личной работы, где нам часто приходится сталкиваться с неожиданными обстоятельствами, переменами, и т.п. Как правило, значительная часть предлагаемых человеку методов организации времени - методы планирования, предусматривающие составление расписаний дня, недели, и т.д. Я же заостряю внимание на тех методах, которые позволяют ориентироваться и сохранять эффективность в ситуации неопределенности.

Другая важная сторона того же принципа "не увлекаться планированием" - необходимость отслеживания собственной эффективности. В большинстве западных технологий тайм-менеджмента упор делается на планирование и контроль, т.е. сравнение достигнутого с запланированным. В отечественной традиции более распространен другой подход - сравнение достигнутого с максимально возможным. Это выражается в первую очередь в хронометраже, той или иной степени сложности, с анализом получаемых данных и постоянным выявлением резервов повышения эффективности. Но об этом мы скажем подробнее после анализа следующего примера.

Управление временем в ситуации "от хорошего к лучшему"

Второй пример - случай, в некотором смысле противоположный первому, т.е. не "аварийный". Клиент - руководитель двух отделов в московском холдинге (профиль компании - IT- консалтинг, разработка программного обеспечения). Вполне преуспевающий менеджер, с большими служебными перспективами, прицелом на top-MBA, что еще человеку нужно? Тем не менее, его интересовала тема организации личного времени. Начали, как я обычно в не-аварийных ситуациях и рекомендую, с хронометража.

Следует заметить, что ощущения человека, впервые в жизни в течение недели-другой посмотревшего в зеркало на "себя четырехмерного" - это очень острые ощущения. Недаром гуру менеджмента Питер Друкер, поручая секретарше делать хронометраж своей рабочей недели, дает ей письменное обязательство в том, что не будет ее увольнять после сообщения ему правдивых результатов. Как правило, "вкалывающий как лошадь" современный человек реально работает значительно меньше времени, чем ему кажется, хотя в этом бывает очень трудно признаться.

Итак, когда клиент стал вести хронометраж, сразу обнаружились некоторые резервы времени, но не это главное. Главный результат хронометража - появление своего рода "вестибулярного аппарата". Как вестибулярный аппарат отслеживает, находится ли человек в равновесии, и причиняет дискомфорт, если равновесие нарушено, так в результате хронометража появляется некий "аппарат", отслеживающий эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть не только на свои действия, но и на все окружающее.

Из e- mail"a этого клиента о результатах первых недель хронометража: "…Осознал недостаточную эффективность управления нашей компанией, и уже поставил весь топ-менеджмент на голову - новую концепцию разрабатываем. Процесс пока находится в стадии написания мною предложений по моим подразделениям и нахмуренного ожидания топов. Если я докажу эффективность - решение будет принято, а я докажу. :)"

Такое изменение мышления, один раз состоявшись, работает и приносит свои плоды уже в любой области деятельности. Если есть стремление к оптимизации, повышению эффективности, развитию, то воплотить его в жизнь - это уже дело техники. Опять слово клиенту: "…Сейчас разрабатываю систему контроля за материальными расходами, мне понравились возможности аналитики. Каждый вечер теперь фиксируется каждый потраченный рубль. Здесь, как и со временем - результаты начинают появляться с началом ведения учета, хочется сразу бросить это дело. :))"

Чтобы слова о важности изменения мышления как основы управления временем не показались голословными, привожу конкретные результаты работы с этим клиентом.

1. Начал чувствовать течение времени.

2. Окружающие перестали отвлекать по пустякам (сами).

3. Большие блоки работы вместо метаний.

4. Вскрыл неочевидные недостатки работы компании.

5. Перестали забываться дневные дела.

6. Появилось больше свободного времени.

7. Начал учиться печати слепым методом.

8. Начал учет личных (семейных) материальных расходов.

9. Сменились акценты в личном развитии.

Описание рабочей недели для непосвященного в тайм-менеджмент человека звучит убийственно: два вечера в неделю на английский, два на французский (только курсы, не считая прочего), теннис, вечернее второе высшее образование. При этом хватает времени на отдых и развлечения.

Впрочем, все отдельные результаты - это только частные проявления общего и важнейшего результата: человек начал управлять своим временем. Попробуйте в конкретных терминах описать, чем отличается опытный водитель, управляющий машиной, от новичка, который так ведет машину, что непонятно еще, кто кого ведет? Внешне они совершают примерно одинаковые действия, чем один отличается от другого - так сразу и не скажешь. Тем не менее, отличие очевидно.

Итак, как и в первом случае, работа над собственным временем дала клиенту не только материальные результаты, но, что гораздо важнее, позволила с помощью организации времени запустить процесс непрерывного изменения, совершенствования. Благодаря этому принципиально изменилось количество и качество результатов, которые может достигать человек.

Здесь я хочу указать на еще два принципа, лежащих в основе этих процессов. Третий принцип - мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет изменение мышления; технологические аспекты организации времени и личной работы - вопрос уже второй. Если человек научился видеть неэффективные процессы и совершенствовать их, он вполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Если ему только дали набор технических приемов, не научив отслеживать эффективность - большой пользы от такого обучения не будет. Причем важно отметить, что работа с эффективностью только начинается с организации личного времени, а затем может распространяться на любые области деятельности.

Последний и важнейший принцип - все может быть усовершенствовано. С этим принципом не сравнимы по важности никакие технологические вопросы. Если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод - это уже вопросы тактические и заведомо решаемые.

Практическое приложение. Насколько высока ваша личная эффективность?

Задача теста - помочь вам проанализировать ваш рабочий стиль на материале расходов времени за один день. Такой анализ поможет вам лучше представить сильные и слабые стороны вашей системы организации деятельности и наметить способы повышения личной эффективности. Отличие этого теста от других подобных состоит в том, что вам приходится не отвечать на абстрактные вопросы вроде "Хорошо ли вы делегируете? - оцените по 5-балльной системе", а работать с конкретным фактическим материалом, непосредственно отражающим расходы вашего времени.

Для начала обеспечим себя этим фактическим материалом. Вооружитесь листочком бумаги, желательно в клетку. В левом столбике будет "портрет" вашего рабочего дня. При желании можно включить и нерабочее время. Для анализа лучше всего взять вчерашний день, но если он плохо отражает ваш обычный рабочий день, возьмите какой-нибудь другой, если вы его можете неплохо вспомнить. Можно вообще нарисовать портрет "типичного", "среднестатистического" рабочего дня, как вы его себе представляете, только обязательно "как это обычно бывает", а не "как мне хотелось бы, чтобы это обычно бывало".

Здесь заметим, что всякий анализ собственного времени требует предельной честности и без нее не имеет смысла. Это ваша внутренняя информация, которая должна быть доступна только вам, и которая должна давать вам объективную картину реально происходящего.

Выберите точность учета - для начала рекомендуем 15 или 30 минут. В каждую клетку левого столбца вам нужно будет записать содержимое соответствующего отрезка дня. Лучше начинать с тех дел, которые вы помните хорошо, с тех событий, время начала которых сильно запечатлелось в памяти. Вслед за ними можно восстанавливать то, что запомнилось хуже, вспоминая логические связи между событиями, используя разные каналы памяти (представьте себе зрительно картину происходившего, вспомните звуки и слова, и т.д.). Можно привлечь записи в органайзере, и т.д. Если некоторые части дня вспоминаются очень плохо - отметьте их галочками в 1 столбце. Соответствующие "белые пятна" можно просто не учитывать в дальнейшем анализе, а можно заполнить типичными делами, которые обычно случаются в это время.

Первое, что нам предстоит оценить - это то, насколько вы владеете информацией о расходах собственного времени. Подсчитайте количество "оптиченных" клеточек в 1 столбце и разделите на количество строчек, соответствующее портрету дня. Если представить себе человека малым предприятием (ООО Иванов И.И.), в котором вы - генеральный директор, то процент, который вы получите, характеризует ваше владение ситуацией с информационной стороны. Т.е. именно в такой степени вы осведомлены о происходящем в фирме, остальное для вас покрыто завесой таинственности, и, соответственно, неуправляемо.

Теперь займемся вопросом приоритетов . Попробуйте выделить из ваших дел (отметив галочками во 2 столбце) те, которые "работают" на важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Получившийся процент показывает, насколько сильно вы ориентированы на достижение реальных стратегических результатов, и насколько легко поддаетесь затягивающей мелкой "текучке". Подумайте, нельзя ли как-то уменьшить ее количество? Примерно прикиньте, каких затрат потребует избавление от части таких дел. Имейте в виду, что сейчас вы теряете на этих мелких делах очень много, поскольку из-за них откладываются более крупные, важные и результативные дела.

Заметим: если относительно какого-то дела вы не уверены, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, "половинный" значок, для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь - не главное. Важно хорошо прочувствовать, обдумать, изучить структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки в этом играют вспомогательную роль.

Следующий этап - оценка управляемости ситуации . Попробуйте в 3 столбце разделить дела по признаку: "обделенные" - "поглотители". "Обделенные" - это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. "Поглотители", наоборот, съедают слишком много времени, не принося вам ни результатов, ни удовлетворения. Отмечайте галочками и те, и другие. Те дела, на которые по- вашему тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. Процент галочек - это мера того, насколько структура вашего времени соответствует вашему желанию, проще говоря - насколько свободно вы владеете своим временем. Если угодно, "обделенные" - это перспективные направления деятельности вашего "ООО", а "поглотители" - платежи налоговой инспекции, в роли которой в данном случае выступают ваши внешние обстоятельства. Подумайте, нельзя ли каким-то образом снизить эти "платежи", побороться с поглотителями, и за счет выигранного времени "профинансировать" обделенные перспективные направления?

Близкое по смыслу направление оценки - количество помех . Работа в этом направлении может быть особенно полезна, если вы работаете в офисе с другими людьми и вас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители, и т.п. Попробуйте в 4 столбце вспомнить количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени. Подумайте над тем, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение (время на переключение внимания, на само отвлечение, на "возврат" в прежнюю деятельность). Помножьте на количество отвлечений и получите сумму времени, потерянного совершенно напрасно, так сказать, отходы производства, не подлежащие никакой переработке и не стоящие ни копейки. Можете с помощью этой цифры внести соответствующие коррективы в показатель предыдущего пункта. Но главное - есть смысл задуматься о том, как можно снизить такие потери. Техника борьбы с офисными "ворами времени" достаточно хорошо разработана и описана во многих книжках по тайм-менеджменту.

Теперь оценим качество привязки дел к времени . В 5 столбце поставьте галочки напротив тех дел, время выполнения которых, как вам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или: в то время, когда у вас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы, как генеральный директор вашего собственного предприятия, учитываете окружающую ситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент "несвоевременных" дел, тем, значит, ваше "ООО" более склонно предлагать внешнему миру сани летом, а телегу зимой. Возможно, стоит подумать о планировании, бюджетировании и прочих достижениях цивилизации.

Далее - соотношение функционирования и развития . Отметьте в 6 столбце те дела, выполнение которых дает вам что-то для собственного развития - вырабатывает новые умения, дает новые знания, и т.п. За бортом останутся те, которые вы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит никакого вклада в ваше развитие. Процент, который вы получите, характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации на краткосрочную и долгосрочную перспективу в вашем "ООО". Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему размеру этого соотношения; главное, чтобы оно вам было известно, и вас удовлетворяло.

Итак, вы окинули беглым взглядом ваш типичный рабочий день. Искренне надеемся, что вы довольны собой не на 100%, ибо в таком случае вы или совершенно уникальный человек, или очень несамокритичный. Конечно, этот тест не даст вам вполне серьезной и глубокой информации о том, в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения вашей личной эффективности - это задача нескольких недель хронометража. Но, надеемся, тест выполнил свою главную задачу - обратить ваше внимание на проблему организации вашего времени, выявить "в первом приближении" узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

"А зачем 7-й столбец?" - спросит дотошный читатель. Вспомните принцип: "идеальную систему человек может сделать только сам". Вы уверены, что мои вопросы охватили все ваши потребности? Может быть, есть какие-то параметры дел, важные именно для вас, которые вам хотелось бы отследить? Например, насколько хорошо вы делегируете - какие из задач могли бы быть поручены? Или: какой процент времени дня вы провели в хорошем эмоциональном состоянии? Таких показателей может быть множество. Так почему бы ни создать собственные критерии качества, начав самостоятельное творчество, своими руками создавая систему повышения личной эффективности?

На протяжении всего теста мы использовали аналогию "человек - фирма". Действительно, управление самим собой часто напоминает управление фирмой. Тут и стратегия, и бухгалтерия, и контроль, и мотивация… Так не пора ли, уважаемый читатель, подумать о проекте комплексного личного реинжиниринга?

Время – это наш самый ценный ресурс. Однако большинство людей не умеет им управлять. С целью повышения эффективности его использования была создана специальная технология под названием тайм-менеджмент. Теперь любой может научиться управлять временем при выполнении различных задач и целей.

Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Простыми словами, под этим понятием скрывается распределение, учет и оперативное планирование данного ресурса. Существует несколько основных принципов управления временем:

• планирование и фиксирование плана действий;
• расстановка приоритетов;
• фокусировка на главном;
• анализ опыта.

Планирование – это фундамент, на котором строится вся технология тайм-менеджмента. Данный принцип позволяет быстрее добиваться решения поставленных задач и освободить время на восстановление сил и отдых.

Важным моментом является фиксирование плана действий. Это можно делать двумя способами:

• в электронном виде (на компьютере или мобильном гаджете);
• на бумаге (в органайзере или блокноте).

При этом не нужно строить планы «в уме». Особенно это актуально для тех, кто только изучает основы тайм-менеджмента. Данный принцип обусловлен тем, что человек, который не записывает свои цели, подсознательно не отвечает за их выполнение.

Наиболее эффективный инструмент для планирования – это диаграмма Ганта. Она представляет собой графический способ отображения порядка достижения целей и продолжительность этого процесса. Диаграмма состоит из полос, каждая из которых отвечает за выполнение отдельной задачи. Конечные точки – начало и завершение работы над проектом.

Расстановка приоритетов

Еще один важный принцип тайм-менеджмента – расстановка приоритетов. Данный процесс подразумевает сортировку задач в порядке убывания уровня их важности. Чтобы расставить приоритеты, обычно используется 3 методики:

• квадранты Кови;
• матрица Эйзенхауэра;
• принцип мишени.

Квадранты Кови предусматривают деление всех задач на 4 части:

• важные и срочные;
• важные, но несрочные;
• срочные, но неважные;
• несрочные и неважные.

Успешные люди, использующие методы Кови, предпочитают сначала уделять свое внимание второму квадранту. Выполняя важные, но несрочные цели, они экономят время при выполнении других задач.

Самым распространенным вариантом считается принцип Эйзенхауэра. Он предусматривает создание некой анкеты, состоящей из ряда вопросов, позволяющих определить срочность и важность той или иной задачи. Используя этот принцип, можно классифицировать все цели и построить иерархию дел.

Данная методика предусматривает использование матрицы Эйзенхауэра, которая похожа на квадранты Кови. В соответствии с принципами ее построения дела также делятся на срочные и несрочные, важные и неважные.

К популярным способам расстановки приоритетов также стоит отнести «принцип мишени». В этом случае человек сначала пытается выполнить те задачи, которые первыми попали в его поле зрения. Он не разделяет свои цели на важные и неважные, поэтому, используя этот принцип, не стоит рассчитывать на продуктивные результаты своей деятельности.

Фокусировка на главном

Рассматривая принципы эффективного тайм-менеджмента, также стоит вспомнить о фокусировке на главном. Другими словами, успешный человек не должен распыляться на выполнение второстепенных задач.

Данный принцип особенно важен для мам и женщин, которым обычно необходимо выполнить огромное количество дел. Опыт подобного «семейного» тайм-менеджмента говорит о том, что фокус на главном дисциплинирует. Многие мамы, использующие данный принцип, утверждают, что сделав все самое важное утром, они освобождают обеденное и вечернее время.

Анализ опыта

Чтобы никогда не задаваться вопросом, как все успевать, успешные люди рекомендуют анализировать время, потраченное на выполнение той или иной работы. Желательно проследить свой опыт хотя бы на протяжении одной недели.

Классифицировать расход времени можно по-разному. Одни группируют дела по важности, другие разделяют их на технические и творческие, третьи – на отдых, работу и т.д. В ходе анализа следует подсчитывать не только время, но и объем сил, потраченных на выполнение цели.

Проанализировав свои действия, можно найти «слабые места», которые в дальнейшем позволят существенно увеличить продуктивность и сэкономить такой ценный ресурс как время.

Большинство людей привыкло измерять время часами, минутами и секундами. Однако основные принципы тайм-менеджмента учат нас измерять жизнь событиями. В соответствии с этим утверждением основным жизненным принципом человека, использующего технику тайм-менеджмента, является расстановка приоритетов. Кроме того, искусство управления временем учит:

• правильно расставлять цели;
• анализировать произошедшие события;
• планировать свои действия;
• сохранять порядок в делах;
• постоянно искать мотивацию.

Существует различные подходы к классификации тайм-менеджмента. Большинство специалистов делит эту технику управления временем на 3 вида:

• личный;
• профессиональный;
• социальный.

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный. 🙂 Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.

В чем суть?

• Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
• Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
• Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
• Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут
• Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
• После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.

Приоритетное планирование

Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я . Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».

Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.

Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

1. Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
2. Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
3. Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
4. Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил
5. Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня

Метод «Альпы»

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.

• Составляем список задач
• Расставляем приоритеты
• Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
• Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
• Перепоручаем другим все, что можно перепоручить
• В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день

Метод Шваба

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.

Как пользоваться методом Шваба?

• Записываем самые важные задачи
• Определяем последовательность и нумеруем их
• Работаем над решением задач в заданной последовательности
• Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других
• Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
• Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто. Какие-то техники мне категорически не подошли. Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» .

• Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот. Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

• Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю. Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

• Учитывайте форс-мажоры

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.

Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике. В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом. Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.

Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

• Отдых
• Дела из категории «на потом»

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом». В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.

Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда. Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».

Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!

А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!